09 - Účtenky a dokumenty¶

Účtenky, faktury, smlouvy a další podpůrné dokumenty zajišťují auditovatelnost transakcí. Účetní kniha by měla umožnit dohledání dokumentu k danému výdaji.

Kde jsou dokumenty uloženy¶

Tohuwabohu má v současnosti jasně definovanou složku pro účtenky:

1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/Buchhaltung-Tohuwabohu/2023/Belege Ausgaben

Účtenky již zadané do účetní knihy se často nacházejí v:

1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/Buchhaltung-Tohuwabohu/2023/Belege Ausgaben/Eingetragen

NICA používá podpůrné soubory ve své účetní složce a projektových složkách. Pokud bude v budoucnu zavedena jednotná složka pro účtenky NICA, zdokumentujte ji zde a důsledně ji používejte.

Položky `document`¶

Položka document propojuje soubor s účtem a datem:

2025-10-02 document Ausgaben:Projekt:TOHUCON-25:Essen "Belege Ausgaben/Quittung-Tohu25-001.pdf"

Cesta k souboru je relativní ke složce obsahující soubor účetní knihy.

Odkazy na dokumenty s tagy¶

Některé starší položky obsahují tagy dokumentů, například:

2023-01-05 document Ausgaben:Buero:Sonstiges "Belege Ausgaben/Eingetragen/2023_001.jpg" ^2023_001

Část ^2023_001 je odkaz v Beancountu. Může propojit účtenku s příslušnou transakcí, pokud je stejný odkaz použit i tam.

Význam `scanned`¶

Komentáře v účetních knihách definují konvenci pro naskenované účtenky. Pokud je použit tag scanned, znamená to:

Účtenka byla naskenována nebo digitalizována.
Obrázek byl zmenšen a optimalizován, například pomocí TinyPNG.
Soubor byl uložen podle vzoru rok a číslo, například 2023_002.jpg.
Číslo je uvedeno v příslušné položce účetní knihy.

Dobré názvy souborů¶

Dobré názvy souborů účtenek jsou stabilní a čitelné:

2026_001.jpg
2026_002.pdf
Quittung-Tohu25-001.pdf
Invoice406-Schwarze_Risse-marc-bielert.pdf

Vyhněte se názvům jako scan.jpg, image1.jpg nebo download.pdf.

Pracovní postup pro novou účtenku¶

Uložte účtenku do správné složky pro účtenky.
Přejmenujte ji tak, aby byla později rozpoznatelná.
Zadejte nebo najděte příslušnou transakci.
Přidejte řádek document nebo metadata s odkazem, pokud je to užitečné.
Pokud byla účtenka zpracována, přesuňte ji do složky Eingetragen, pokud je to taková konvence.
Znovu načtěte Fava a zkontrolujte, zda odkaz na dokument funguje.

Když účtenka chybí¶

Pokud účtenka chybí, přidejte komentář poblíž transakce:

; Receipt missing. Ask responsible person.

Nepředstírejte, že dokument existuje, pokud není k dispozici.

Smlouvy a faktury za honoráře¶

Smlouvy a faktury za honoráře by měly být uloženy poblíž příslušného projektu nebo účetní složky a jasně odkazovány. Pro audit projektů je důležitá nejen existence transakce, ale také rychlé dohledání dokumentu, který výdaj dokládá.