09 - Квитанції та документи¶

Квитанції, рахунки-фактури, договори та інші підтверджуючі документи роблять транзакції аудитованими. Реєстр (ledger) має дозволяти знаходити документ, що стоїть за витратою.

Де зберігаються документи¶

Наразі Tohuwabohu має чітку папку для квитанцій:

1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/Buchhaltung-Tohuwabohu/2023/Belege Ausgaben

Квитанції, які вже внесені до реєстру, часто знаходяться в:

1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/Buchhaltung-Tohuwabohu/2023/Belege Ausgaben/Eingetragen

NICA використовує підтверджуючі файли у своїй папці для бухгалтерського обліку та проєктних папках. Якщо пізніше буде впроваджено єдину папку для квитанцій NICA, задокументуйте це тут і використовуйте її послідовно.

Записи document¶

Запис document пов'язує файл з рахунком та датою:

2025-10-02 document Ausgaben:Projekt:TOHUCON-25:Essen "Belege Ausgaben/Quittung-Tohu25-001.pdf"

Шлях до файлу є відносним до папки, що містить файл реєстру.

Посилання на документи з тегами¶

Деякі старі записи містять теги документів, такі як:

2023-01-05 document Ausgaben:Buero:Sonstiges "Belege Ausgaben/Eingetragen/2023_001.jpg" ^2023_001

Частина ^2023_001 є посиланням Beancount. Вона може пов'язати квитанцію з відповідною транзакцією, якщо там використовується те саме посилання.

Значення scanned¶

Коментарі в реєстрах визначають угоду щодо відсканованих квитанцій. Коли використовується тег scanned, це означає:

• Квитанцію було відскановано або оцифровано.
• Зображення було зменшено та оптимізовано, наприклад, за допомогою TinyPNG.
• Файл було збережено за шаблоном "рік і номер", наприклад 2023_002.jpg.
• Номер згадується у відповідному записі реєстру.

Гарні назви файлів¶

Гарні назви файлів квитанцій є стабільними та читабельними:

2026_001.jpg
2026_002.pdf
Quittung-Tohu25-001.pdf
Invoice406-Schwarze_Risse-marc-bielert.pdf

Уникайте назв на кшталт scan.jpg, image1.jpg або download.pdf.

Робочий процес для нової квитанції¶

1. Збережіть квитанцію у відповідну папку для квитанцій.
2. Перейменуйте її, щоб її можна було розпізнати пізніше.
3. Внесіть або знайдіть відповідну транзакцію.
4. Додайте рядок document або метадані посилання, якщо це корисно.
5. Якщо квитанцію оброблено, перемістіть її до Eingetragen, якщо це така угода щодо папок.
6. Перезавантажте Fava та перевірте, чи працює посилання на документ.

Коли квитанція відсутня¶

Якщо квитанція відсутня, додайте коментар біля транзакції:

; Receipt missing. Ask responsible person.

Не вдавайте, що документ існує, якщо його немає.

Договори та документи про гонорари¶

Договори та рахунки-фактури про гонорари слід зберігати поблизу відповідного проєкту або папки бухгалтерського обліку та чітко посилатися на них. Для аудиту проєкту важливим є не лише наявність транзакції, а й можливість швидко знайти документ, що підтверджує витрату.