11 - Регулярна бухгалтерія¶

Ця сторінка описує практичну рутину для ведення актуальних бухгалтерських книг.

Щотижнева або двотижнева рутина¶

Використовуйте це, коли є регулярні банківські операції.

1. Відкрийте відповідний екземпляр Fava.
2. Перевірте, чи Fava не показує помилок.
3. Знайдіть останню перевірку балансу.
4. Експортуйте нові дані CSV зі Sparkasse.
5. Конвертуйте CSV за допомогою csv2bean.py.
6. Вставте нові записи в Bank Dump.
7. Класифікуйте записи за відповідними рахунками.
8. Додайте або посилайтеся на квитанції за потреби.
9. Додайте нову перевірку балансу.
10. Перезавантажте Fava та виправте помилки.
11. Перегляньте Ausgaben:Sonstiges та Einnahmen:Sonstiges на наявність записів, які потребують уточнення.

Місячна рутина¶

Наприкінці місяця:

1. Звірте Sparkasse.
2. Звірте PayPal, якщо використовується.
3. Звірте касу, якщо використовувалися готівкові кошти.
4. Перевірте відкриті зобов'язання перед людьми.
5. Перевірте баланси активних проєктів.
6. Перегляньте некласифіковані записи Sonstiges.
7. Перевірте відсутні квитанції.
8. Перевірте, чи готові до закриття завершені проєкти.

Рутина звітності за проєктом¶

Перед підготовкою звіту за проєктом або Verwendungsnachweis:

1. Відкрийте сторінки проєктних рахунків у Fava.
2. Експортуйте або перегляньте всі доходи та витрати проєкту.
3. Переконайтеся, що категорії відповідають бюджетним лініям спонсора.
4. Переконайтеся, що всі квитанції та документи про гонорари наявні.
5. Перевірте, чи відшкодування, скасування та повернення коштів зареєстровані як коригування, а не як помилковий дохід.
6. Переконайтеся, що баланс активів проєкту є пояснюваним.
7. Якщо проєкт завершено, коректно переведіть залишок коштів та закрийте проєктні рахунки.

Річна рутина¶

Наприкінці року:

1. Звірте всі банківські рахунки.
2. Звірте PayPal.
3. Звірте каси.
4. Перевірте зобов'язання.
5. Перевірте відкриті баланси проєктів.
6. Переконайтеся, що всі квитанції збережені та пов'язані або доступні для пошуку.
7. Перегляньте категорії доходів та витрат.
8. Додайте остаточні перевірки балансу.
9. Підготуйте звіти з Fava.
10. Архівуйте експортовані CSV та супровідні документи.

Перевірка якості¶

Бухгалтерська книга в хорошому стані, коли:

• Fava відкривається без помилок.
• Остання перевірка балансу Sparkasse відповідає банківській.
• Баланси PayPal та готівки перевірені, де це доречно.
• Баланси проєктів є цілеспрямованими та пояснюваними.
• Закриті проєкти мають нульовий баланс активів.
• Рахунки Sonstiges не містять зайвих некласифікованих записів.
• Квитанції на витрати можна знайти.
• Коментарі пояснюють незвичайні коригування або припущення.

Чек-лист для передачі справ іншій особі¶

Перед передачею бухгалтерії іншій особі:

• Покажіть їй правильний файл бухгалтерської книги для кожної асоціації.
• Покажіть, як запускати Fava.
• Покажіть їй останню перевірку балансу.
• Покажіть, як імпортуються CSV-файли, що зберігаються в Bank Dump.
• Покажіть, де зберігаються квитанції.
• Покажіть їй приклад проєкту від отримання фінансування до остаточного закриття.
• Вкажіть їй на цю папку з документацією.