09 - Αποδείξεις και Έγγραφα¶

Οι αποδείξεις, τα τιμολόγια, τα συμβόλαια και άλλα υποστηρικτικά έγγραφα καθιστούν τις συναλλαγές ελέγξιμες. Το λογιστικό βιβλίο θα πρέπει να επιτρέπει την εύρεση του εγγράφου πίσω από μια δαπάνη.

Πού αποθηκεύονται τα έγγραφα¶

Το Tohuwabohu διαθέτει επί του παρόντος έναν σαφή φάκελο αποδείξεων:

1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/Buchhaltung-Tohuwabohu/2023/Belege Ausgaben

Οι αποδείξεις που έχουν ήδη καταχωρηθεί στο λογιστικό βιβλίο βρίσκονται συχνά σε:

1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/Buchhaltung-Tohuwabohu/2023/Belege Ausgaben/Eingetragen

Το NICA χρησιμοποιεί υποστηρικτικά αρχεία στον φάκελο τήρησης βιβλίων και στους φακέλους έργων του. Εάν εισαχθεί αργότερα ένας συνεπής φάκελος αποδείξεων NICA, τεκμηριώστε το εδώ και χρησιμοποιήστε τον με συνέπεια.

Καταχωρήσεις document¶

Μια καταχώρηση document συνδέει ένα αρχείο με έναν λογαριασμό και μια ημερομηνία:

2025-10-02 document Ausgaben:Projekt:TOHUCON-25:Essen "Belege Ausgaben/Quittung-Tohu25-001.pdf"

Η διαδρομή του αρχείου είναι σχετική με τον φάκελο που περιέχει το αρχείο του λογιστικού βιβλίου.

Σύνδεσμοι εγγράφων με ετικέτες¶

Ορισμένες παλαιότερες καταχωρήσεις περιλαμβάνουν ετικέτες εγγράφων όπως:

2023-01-05 document Ausgaben:Buero:Sonstiges "Belege Ausgaben/Eingetragen/2023_001.jpg" ^2023_001

Το τμήμα ^2023_001 είναι ένας σύνδεσμος Beancount. Μπορεί να συνδέσει μια απόδειξη με τη σχετική συναλλαγή εάν χρησιμοποιείται ο ίδιος σύνδεσμος εκεί.

Σημασία του scanned¶

Τα σχόλια στα λογιστικά βιβλία ορίζουν τη σύμβαση για τις σαρωμένες αποδείξεις. Όταν χρησιμοποιείται η ετικέτα scanned, σημαίνει:

• Η απόδειξη σαρώθηκε ή ψηφιοποιήθηκε.
• Η εικόνα μειώθηκε και βελτιστοποιήθηκε, για παράδειγμα με το TinyPNG.
• Το αρχείο αποθηκεύτηκε χρησιμοποιώντας ένα μοτίβο έτους και αριθμού, για παράδειγμα 2023_002.jpg.
• Ο αριθμός αναφέρεται στη σχετική καταχώρηση του λογιστικού βιβλίου.

Καλές ονομασίες αρχείων¶

Οι καλές ονομασίες αρχείων αποδείξεων είναι σταθερές και ευανάγνωστες:

2026_001.jpg
2026_002.pdf
Quittung-Tohu25-001.pdf
Invoice406-Schwarze_Risse-marc-bielert.pdf

Αποφύγετε ονόματα όπως scan.jpg, image1.jpg ή download.pdf.

Ροή εργασίας για μια νέα απόδειξη¶

1. Αποθηκεύστε την απόδειξη στον σωστό φάκελο αποδείξεων.
2. Μετονομάστε την ώστε να μπορεί να αναγνωριστεί αργότερα.
3. Καταχωρήστε ή βρείτε τη σχετική συναλλαγή.
4. Προσθέστε μια γραμμή document ή μεταδεδομένα σύνδεσης εάν είναι χρήσιμο.
5. Εάν η απόδειξη έχει επεξεργαστεί, μετακινήστε την στο Eingetragen εάν αυτή είναι η σύμβαση του φακέλου.
6. Επαναφορτώστε το Fava και ελέγξτε ότι ο σύνδεσμος του εγγράφου λειτουργεί.

Όταν λείπει μια απόδειξη¶

Εάν λείπει μια απόδειξη, προσθέστε ένα σχόλιο κοντά στη συναλλαγή:

; Receipt missing. Ask responsible person.

Μην προσποιηθείτε ότι υπάρχει έγγραφο εάν δεν είναι διαθέσιμο.

Συμβόλαια και έγγραφα αμοιβών¶

Τα συμβόλαια και τα τιμολόγια αμοιβών θα πρέπει να αποθηκεύονται κοντά στο σχετικό έργο ή στον φάκελο τήρησης βιβλίων και να αναφέρονται με σαφήνεια. Για ελέγχους έργων, το σημαντικό ερώτημα δεν είναι μόνο εάν υπάρχει η συναλλαγή, αλλά εάν το έγγραφο που αποδεικνύει τη δαπάνη μπορεί να βρεθεί γρήγορα.