11 - Τακτική Ρουτίνα Τήρησης Βιβλίων¶

Αυτή η σελίδα περιγράφει μια πρακτική ρουτίνα για τη διατήρηση των λογιστικών βιβλίων ενημερωμένων.

Εβδομαδιαία ή ανά δεκαπενθήμερο ρουτίνα¶

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη ρουτίνα όταν υπάρχουν τακτικές κινήσεις στον τραπεζικό λογαριασμό.

1. Ανοίξτε τη σωστή παρουσία του Fava.
2. Ελέγξτε αν το Fava εμφανίζει σφάλματα.
3. Βρείτε τον τελευταίο έλεγχο υπολοίπου.
4. Εξαγάγετε νέα δεδομένα CSV από τη Sparkasse.
5. Μετατρέψτε το CSV με το csv2bean.py.
6. Επικολλήστε τις νέες εγγραφές στο Bank Dump.
7. Κατατάξτε τις εγγραφές στους σωστούς λογαριασμούς.
8. Επισυνάψτε ή αναφέρετε αποδείξεις όπου χρειάζεται.
9. Προσθέστε έναν νέο έλεγχο υπολοίπου.
10. Επαναφορτώστε το Fava και επιλύστε τυχόν σφάλματα.
11. Ελέγξτε τα Ausgaben:Sonstiges (Έξοδα:Διάφορα) και Einnahmen:Sonstiges (Έσοδα:Διάφορα) για εγγραφές που θα έπρεπε να είναι πιο συγκεκριμένες.

Μηνιαία ρουτίνα¶

Στο τέλος του μήνα:

1. Συμφωνήστε τον λογαριασμό της Sparkasse.
2. Συμφωνήστε τον λογαριασμό του PayPal, αν χρησιμοποιείται.
3. Συμφωνήστε το ταμείο μετρητών, αν χρησιμοποιήθηκαν μετρητά.
4. Ελέγξτε τις εκκρεμείς υποχρεώσεις προς τρίτους.
5. Ελέγξτε τα υπόλοιπα των ενεργών έργων.
6. Ελέγξτε τις αταξινόμητες εγγραφές Sonstiges (Διάφορα).
7. Ελέγξτε για τυχόν ελλείπουσες αποδείξεις.
8. Ελέγξτε αν κάποιο ολοκληρωμένο έργο θα πρέπει να προετοιμαστεί για κλείσιμο.

Ρουτίνα αναφοράς έργου¶

Πριν από την προετοιμασία μιας αναφοράς έργου ή ενός Verwendungsnachweis (Απόδειξη Χρήσης):

1. Ανοίξτε τις σελίδες του λογαριασμού του έργου στο Fava.
2. Εξαγάγετε ή ελέγξτε όλα τα έσοδα και τα έξοδα του έργου.
3. Επιβεβαιώστε ότι οι κατηγορίες αντιστοιχούν στις γραμμές του προϋπολογισμού του χρηματοδότη.
4. Επιβεβαιώστε ότι υπάρχουν όλες οι αποδείξεις και τα έγγραφα αμοιβών.
5. Ελέγξτε αν οι επιστροφές, οι ακυρώσεις και οι αποζημιώσεις έχουν καταχωρηθεί ως διορθώσεις και όχι ως ψευδή έσοδα.
6. Επιβεβαιώστε ότι το υπόλοιπο των περιουσιακών στοιχείων του έργου είναι εξηγήσιμο.
7. Εάν το έργο έχει ολοκληρωθεί, μεταφέρετε σωστά τα υπόλοιπα χρήματα και κλείστε τους λογαριασμούς του έργου.

Ετήσια ρουτίνα¶

Στο τέλος του έτους:

1. Συμφωνήστε όλους τους τραπεζικούς λογαριασμούς.
2. Συμφωνήστε τον λογαριασμό του PayPal.
3. Συμφωνήστε τα ταμεία μετρητών.
4. Ελέγξτε τις υποχρεώσεις.
5. Ελέγξτε τα υπόλοιπα των ανοιχτών έργων.
6. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι αποδείξεις είναι αποθηκευμένες και συνδεδεμένες ή εντοπίσιμες.
7. Ελέγξτε τις κατηγορίες εσόδων και εξόδων.
8. Προσθέστε τελικούς ελέγχους υπολοίπου.
9. Προετοιμάστε αναφορές από το Fava.
10. Αρχειοθετήστε τα εξαγόμενα CSV και τα υποστηρικτικά έγγραφα.

Έλεγχοι ποιότητας¶

Ένα λογιστικό βιβλίο είναι σε καλή κατάσταση όταν:

• Το Fava ανοίγει χωρίς σφάλματα.
• Ο τελευταίος έλεγχος υπολοίπου της Sparkasse αντιστοιχεί στην τράπεζα.
• Τα υπόλοιπα του PayPal και των μετρητών ελέγχονται όπου είναι σχετικό.
• Τα υπόλοιπα των έργων είναι σκόπιμα και εξηγήσιμα.
• Τα κλειστά έργα έχουν μηδενικό υπόλοιπο περιουσιακών στοιχείων.
• Οι λογαριασμοί Sonstiges (Διάφορα) δεν περιέχουν αποφεύξιμες αταξινόμητες εγγραφές.
• Οι αποδείξεις για τα έξοδα μπορούν να βρεθούν.
• Τα σχόλια εξηγούν ασυνήθιστες διορθώσεις ή παραδοχές.

Λίστα ελέγχου παράδοσης σε άλλο άτομο¶

Πριν παραδώσετε την τήρηση βιβλίων σε κάποιον άλλο:

• Δείξτε του το σωστό αρχείο λογιστικού βιβλίου για κάθε σύλλογο.
• Δείξτε του πώς να ξεκινήσει το Fava.
• Δείξτε του τον τελευταίο έλεγχο υπολοίπου.
• Δείξτε του πώς εισάγονται τα CSV στο Bank Dump.
• Δείξτε του πού αποθηκεύονται οι αποδείξεις.
• Δείξτε του ένα παράδειγμα έργου, από τα έσοδα χρηματοδότησης έως το τελικό κλείσιμο.
• Παραπέμψτε τον σε αυτόν τον φάκελο τεκμηρίωσης.