09 - Bizonylatok és dokumentumok¶

A nyugták, számlák, szerződések és egyéb támogató dokumentumok auditálhatóvá teszik a tranzakciókat. A főkönyvnek lehetővé kell tennie, hogy a kiadás mögötti dokumentumot megtaláljuk.

Hol tárolódnak a dokumentumok¶

A Tohuwabohu jelenleg egy jól elkülönített bizonylatmappával rendelkezik:

1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/Buchhaltung-Tohuwabohu/2023/Belege Ausgaben

A főkönyvbe már bevezetett bizonylatok gyakran itt találhatók:

1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/Buchhaltung-Tohuwabohu/2023/Belege Ausgaben/Eingetragen

A NICA támogató fájlokat használ a könyvelési és projektmappáiban. Ha később egy egységes NICA bizonylatmappát vezetnek be, dokumentálják itt, és használják következetesen.

document bejegyzések¶

Egy dokumentumbejegyzés összekapcsol egy fájlt egy számlával és egy dátummal:

2025-10-02 document Ausgaben:Projekt:TOHUCON-25:Essen "Belege Ausgaben/Quittung-Tohu25-001.pdf"

A fájl elérési útja a főkönyvi fájlt tartalmazó mappához viszonyított relatív.

Dokumentumhivatkozások címkékkel¶

Néhány régebbi bejegyzés tartalmaz dokumentumcímkéket, mint például:

2023-01-05 document Ausgaben:Buero:Sonstiges "Belege Ausgaben/Eingetragen/2023_001.jpg" ^2023_001

A ^2023_001 rész egy Beancount hivatkozás. Összekapcsolhatja a bizonylatot a hozzá tartozó tranzakcióval, ha ott is ugyanazt a hivatkozást használják.

A scanned jelentése¶

A főkönyvekben található megjegyzések határozzák meg a beolvasott bizonylatokra vonatkozó konvenciót. Amikor a scanned címkét használják, az azt jelenti:

• A bizonylatot beolvasták vagy digitalizálták.
• A képet csökkentették és optimalizálták, például a TinyPNG segítségével.
• A fájlt egy év és szám mintázat szerint mentették el, például 2023_002.jpg.
• A számra a kapcsolódó főkönyvi bejegyzés hivatkozik.

Jó fájlnevek¶

A jó bizonylatfájlnevek stabilak és olvashatók:

2026_001.jpg
2026_002.pdf
Quittung-Tohu25-001.pdf
Invoice406-Schwarze_Risse-marc-bielert.pdf

Kerüljék az olyan neveket, mint a scan.jpg, image1.jpg vagy download.pdf.

Munkafolyamat egy új bizonylat esetén¶

1. Mentsék a bizonylatot a megfelelő bizonylatmappába.
2. Nevezzék át úgy, hogy később felismerhető legyen.
3. Vezessék be vagy keressék meg a kapcsolódó tranzakciót.
4. Adjanak hozzá egy document sort vagy hivatkozás metaadatot, ha hasznos.
5. Ha a bizonylatot feldolgozták, helyezzék át az Eingetragen mappába, ha ez a mappa konvenció.
6. Töltsék újra a Favát, és ellenőrizzék, hogy a dokumentumhivatkozás működik-e.

Ha hiányzik egy bizonylat¶

Ha hiányzik egy bizonylat, adjanak hozzá egy megjegyzést a tranzakció közelében:

; Receipt missing. Ask responsible person.

Ne tegyenek úgy, mintha lenne dokumentum, ha az nem áll rendelkezésre.

Szerződések és honorárium számlák¶

A szerződéseket és a honorárium számlákat a kapcsolódó projekt vagy könyvelési mappa közelében kell tárolni, és egyértelműen hivatkozni rájuk. Projekt auditok esetén a fontos kérdés nem csak az, hogy a tranzakció létezik-e, hanem az is, hogy a kiadást igazoló dokumentum gyorsan megtalálható-e.