Kihagyás

11 - Rendszeres könyvelési rutin

Ez az oldal a főkönyvek naprakészen tartásának gyakorlati rutinját írja le.

Heti vagy kétheti rutin

Akkor használd, ha rendszeres banki mozgások vannak.

  1. Nyissuk meg a megfelelő Fava példányt.
  2. Ellenőrizzük, hogy a Fava nem mutat-e hibákat.
  3. Keressük meg a legfrissebb egyenleg-ellenőrzést.
  4. Exportáljuk az új Sparkasse CSV adatokat.
  5. Konvertáljuk a CSV-t a csv2bean.py segítségével.
  6. Illesszük be az új tételeket a Bank Dump (Banki mentés) mappába.
  7. Osztályozzuk a tételeket a megfelelő számlákra.
  8. Csatoljunk vagy hivatkozzunk nyugtákra, ahol szükséges.
  9. Adjunk hozzá egy új egyenleg-ellenőrzést.
  10. Töltsük újra a Favát, és oldjuk meg a hibákat.
  11. Tekintsük át a Kiadások:Egyéb és Bevételek:Egyéb kategóriákat, hogy az ott lévő tételeket pontosítsuk.

Havi rutin

A hónap végén:

  1. Egyeztesse a Sparkasse-t.
  2. Egyeztesse a PayPal-t, ha használatban volt.
  3. Egyeztesse a pénztárat, ha készpénzt használtak.
  4. Ellenőrizze a fennálló tartozásokat magánszemélyek felé.
  5. Ellenőrizze az aktív projektmérlegeket.
  6. Tekintse át a besorolatlan Egyéb tételeket.
  7. Ellenőrizze a hiányzó nyugtákat.
  8. Ellenőrizze, hogy a befejezett projektek készen állnak-e a lezárásra.

Projektjelentési rutin

Projektjelentés vagy felhasználási igazolás elkészítése előtt:

  1. Nyissa meg a projekt számláit a Favában.
  2. Exportálja vagy tekintse át az összes projekt bevételt és kiadást.
  3. Győződjön meg arról, hogy a kategóriák megegyeznek a finanszírozó költségvetési sorain.
  4. Győződjön meg arról, hogy minden nyugta és tiszteletdíj dokumentum rendelkezésre áll.
  5. Ellenőrizze, hogy a visszatérítések, törlések és megtérítések helytelen bevételként, helyesbítő tételekként vannak-e könyvelve.
  6. Győződjön meg arról, hogy a projekt eszközmérlege magyarázható.
  7. Ha a projekt befejeződött, helyesen utalja át a fennmaradó pénzt, és zárja le a projekt számláit.

Év végi rutin

Az év végén:

  1. Egyeztesse az összes bankszámlát.
  2. Egyeztesse a PayPal-t.
  3. Egyeztesse a pénztárakat.
  4. Ellenőrizze a tartozásokat.
  5. Ellenőrizze a nyitott projektmérlegeket.
  6. Győződjön meg arról, hogy minden nyugta tárolva és csatolva van, vagy megtalálható.
  7. Tekintse át a bevételi és kiadási kategóriákat.
  8. Adjon hozzá végső egyenleg-ellenőrzéseket.
  9. Készítsen jelentéseket a Favából.
  10. Archiválja az exportált CSV-ket és a támogató dokumentumokat.

Minőségellenőrzések

Egy főkönyv akkor van jó állapotban, ha:

  • A Fava hiba nélkül megnyílik.
  • A legfrissebb Sparkasse egyenleg-ellenőrzés megegyezik a bankival.
  • A PayPal és a pénztár egyenlegei ellenőrzésre kerültek, ahol releváns.
  • A projektmérlegek szándékoltak és magyarázhatók.
  • A lezárt projekteknek nulla az eszközmérlege.
  • Az Egyéb számlák nem tartalmaznak elkerülhető, besorolatlan tételeket.
  • A kiadásokhoz tartozó nyugták megtalálhatók.
  • A megjegyzések magyarázzák a szokatlan korrekciókat vagy feltételezéseket.

Átadási ellenőrzőlista egy másik személy számára

Mielőtt a könyvelést másra bízná:

  • Mutassa meg neki a megfelelő főkönyvi fájlt minden egyesület számára.
  • Mutassa meg neki, hogyan kell elindítani a Favát.
  • Mutassa meg neki a legfrissebb egyenleg-ellenőrzést.
  • Mutassa meg neki, hogyan kell a CSV importokat a Bank Dump (Banki mentés) mappában elhelyezni.
  • Mutassa meg neki, hol tárolja a nyugtákat.
  • Mutasson neki egy példaprojektet a finanszírozási bevételtől a végső lezárásig.
  • Irányítsa őt erre a dokumentációs mappára.