09 - Bonnen en Documenten¶

Bonnen, facturen, contracten en andere ondersteunende documenten maken transacties controleerbaar. Het grootboek moet het mogelijk maken om het document achter een uitgave te vinden.

Waar documenten worden opgeslagen¶

Tohuwabohu heeft momenteel een duidelijke bonnenmap:

1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/Buchhaltung-Tohuwabohu/2023/Belege Ausgaben

Bonnen die al in het grootboek zijn opgenomen, bevinden zich vaak in:

1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/Buchhaltung-Tohuwabohu/2023/Belege Ausgaben/Eingetragen

NICA gebruikt ondersteunende bestanden in zijn boekhoudmap en projectmappen. Als er later een consistente NICA-bonnenmap wordt geïntroduceerd, documenteer dit dan hier en gebruik deze consequent.

`document` vermeldingen¶

Een documentvermelding koppelt een bestand aan een rekening en datum:

2025-10-02 document Ausgaben:Projekt:TOHUCON-25:Essen "Belege Ausgaben/Quittung-Tohu25-001.pdf"

Het bestandspad is relatief ten opzichte van de map die het grootboekbestand bevat.

Documentkoppelingen met tags¶

Sommige oudere vermeldingen bevatten documenttags zoals:

2023-01-05 document Ausgaben:Buero:Sonstiges "Belege Ausgaben/Eingetragen/2023_001.jpg" ^2023_001

Het deel ^2023_001 is een Beancount-koppeling. Het kan een bon koppelen aan de gerelateerde transactie als dezelfde koppeling daar wordt gebruikt.

Betekenis van `scanned`¶

Opmerkingen in de grootboeken definiëren de conventie voor gescande bonnen. Wanneer de tag scanned wordt gebruikt, betekent dit:

De bon is gescand of gedigitaliseerd.
De afbeelding is verkleind en geoptimaliseerd, bijvoorbeeld met TinyPNG.
Het bestand is opgeslagen met een jaar- en nummerpatroon, bijvoorbeeld 2023_002.jpg.
Het nummer wordt vermeld in de gerelateerde grootboekvermelding.

Goede bestandsnamen¶

Goede bestandsnamen voor bonnen zijn stabiel en leesbaar:

2026_001.jpg
2026_002.pdf
Quittung-Tohu25-001.pdf
Invoice406-Schwarze_Risse-marc-bielert.pdf

Vermijd namen zoals scan.jpg, image1.jpg of download.pdf.

Workflow voor een nieuwe bon¶

Sla de bon op in de juiste bonnenmap.
Hernoem deze zodat deze later herkend kan worden.
Voer de gerelateerde transactie in of zoek deze op.
Voeg een document regel of koppel metadata toe indien nuttig.
Als de bon is verwerkt, verplaats deze dan naar Eingetragen als dat de mapconventie is.
Laad Fava opnieuw en controleer of de documentkoppeling werkt.

Wanneer een bon ontbreekt¶

Als een bon ontbreekt, voeg dan een opmerking toe bij de transactie:

; Bon ontbreekt. Vraag verantwoordelijke persoon.

Doe niet alsof er een document is als het niet beschikbaar is.

Contracten en honorariumbonnen¶

Contracten en honorariafacturen moeten worden opgeslagen in de buurt van het gerelateerde project of de boekhoudmap en duidelijk worden vermeld. Voor projectaudits is de belangrijke vraag niet alleen of de transactie bestaat, maar ook of het document dat de uitgave bewijst snel kan worden gevonden.