09 - Príjmy a dokumenty¶

Príjmy, faktúry, zmluvy a iné podporné dokumenty umožňujú auditovať transakcie. Účtovná kniha by mala umožniť nájsť dokument súvisiaci s výdavkom.

Kde sú dokumenty uložené¶

Tohuwabohu má momentálne jasne definovaný priečinok na príjmy:

1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/Buchhaltung-Tohuwabohu/2023/Belege Ausgaben

Príjmy, ktoré už boli zadané do účtovnej knihy, sa často nachádzajú v:

1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/Buchhaltung-Tohuwabohu/2023/Belege Ausgaben/Eingetragen

NICA používa podporné súbory vo svojom priečinku účtovníctva a projektových priečinkoch. Ak bude neskôr zavedený jednotný priečinok pre príjmy NICA, zdokumentujte to tu a používajte ho konzistentne.

Záznamy `document`¶

Záznam document spája súbor s účtom a dátumom:

2025-10-02 document Ausgaben:Projekt:TOHUCON-25:Essen "Belege Ausgaben/Quittung-Tohu25-001.pdf"

Cesta k súboru je relatívna k priečinku obsahujúcemu súbor účtovnej knihy.

Odkazy na dokumenty s tagmi¶

Niektoré staršie záznamy obsahujú tagy dokumentov, ako napríklad:

2023-01-05 document Ausgaben:Buero:Sonstiges "Belege Ausgaben/Eingetragen/2023_001.jpg" ^2023_001

Časť ^2023_001 je odkaz Beancount. Môže spojiť príjem s príslušnou transakciou, ak sa tam použije rovnaký odkaz.

Význam `scanned`¶

Komentáre v účtovných knihách definujú konvenciu pre skenované príjmy. Keď sa použije tag scanned, znamená to:

Príjem bol naskenovaný alebo digitalizovaný.
Obrázok bol zmenšený a optimalizovaný, napríklad pomocou TinyPNG.
Súbor bol uložený pomocou vzoru roka a čísla, napríklad 2023_002.jpg.
Číslo je uvedené v príslušnom zázname účtovnej knihy.

Dobré názvy súborov¶

Dobré názvy súborov príjmov sú stabilné a čitateľné:

2026_001.jpg
2026_002.pdf
Quittung-Tohu25-001.pdf
Invoice406-Schwarze_Risse-marc-bielert.pdf

Vyhnite sa názvom ako scan.jpg, image1.jpg alebo download.pdf.

Pracovný postup pre nový príjem¶

Uložte príjem do správneho priečinka na príjmy.
Premenujte ho tak, aby sa dal neskôr rozpoznať.
Zadajte alebo vyhľadajte príslušnú transakciu.
Pridajte riadok document alebo metaúdaj odkazu, ak je to užitočné.
Ak bol príjem spracovaný, presuňte ho do priečinka Eingetragen, ak je to takáto konvencia.
Znova načítajte Fava a skontrolujte, či odkaz na dokument funguje.

Keď príjem chýba¶

Ak príjem chýba, pridajte komentár k transakcii:

; Receipt missing. Ask responsible person.

Nepredstierajte, že dokument existuje, ak nie je k dispozícii.

Zmluvy a faktúry za honoráre¶

Zmluvy a faktúry za honoráre by mali byť uložené v blízkosti príslušného projektu alebo priečinka účtovníctva a jasne odkázané. Pri projektových auditoch je dôležitou otázkou nielen existencia transakcie, ale aj to, či sa dá rýchlo nájsť dokument potvrdzujúci výdavok.