09 - Belege und Dokumente¶

Belege, Rechnungen, Verträge und andere unterstützende Dokumente machen Buchungen nachvollziehbar. Das Buchungsjournal sollte es ermöglichen, den Beleg hinter einer Ausgabe zu finden.

Wo Dokumente gespeichert werden¶

Tohuwabohu verfügt derzeit über einen klar definierten Belegordner:

1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/Buchhaltung-Tohuwabohu/2023/Belege Ausgaben

Bereits in das Journal eingetragene Belege befinden sich häufig in:

1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/Buchhaltung-Tohuwabohu/2023/Belege Ausgaben/Eingetragen

NICA speichert zugehörige Dateien im Buchhaltungsordner und in den Projektordnern. Falls später ein einheitlicher NICA-Belegordner eingeführt wird, sollte er hier dokumentiert und konsequent verwendet werden.

`document`-Einträge¶

Ein document-Eintrag verknüpft eine Datei mit einem Konto und einem Datum:

2025-10-02 document Ausgaben:Projekt:TOHUCON-25:Essen "Belege Ausgaben/Quittung-Tohu25-001.pdf"

Der Dateipfad ist relativ zum Ordner, in dem sich die Buchungsdatei befindet.

Dokumentverknüpfungen mit Tags¶

Einige ältere Einträge enthalten Dokument-Tags wie:

2023-01-05 document Ausgaben:Buero:Sonstiges "Belege Ausgaben/Eingetragen/2023_001.jpg" ^2023_001

Der Teil ^2023_001 ist eine Beancount-Verknüpfung. Er kann einen Beleg mit der zugehörigen Buchung verbinden, wenn dort dieselbe Verknüpfung verwendet wird.

Bedeutung von `scanned`¶

Kommentare in den Buchungsdateien definieren die Konvention für gescannte Belege. Wenn das Tag scanned verwendet wird, bedeutet das:

Der Beleg wurde gescannt oder digitalisiert.
Das Bild wurde verkleinert und optimiert, beispielsweise mit TinyPNG.
Die Datei wurde nach einem Jahres- und Nummernschema gespeichert, beispielsweise 2023_002.jpg.
Die Nummer wird im zugehörigen Journaleintrag referenziert.

Gute Dateinamen¶

Gute Belegdateinamen sind dauerhaft und verständlich:

2026_001.jpg
2026_002.pdf
Quittung-Tohu25-001.pdf
Invoice406-Schwarze_Risse-marc-bielert.pdf

Vermeiden Sie Namen wie scan.jpg, image1.jpg oder download.pdf.

Arbeitsablauf für einen neuen Beleg¶

Speichern Sie den Beleg im richtigen Belegordner.
Benennen Sie ihn so um, dass er später eindeutig erkannt werden kann.
Tragen Sie die zugehörige Buchung ein oder suchen Sie diese.
Ergänzen Sie bei Bedarf eine document-Zeile oder Link-Metadaten.
Verschieben Sie den verarbeiteten Beleg nach Eingetragen, sofern dies der verwendeten Ordnerkonvention entspricht.
Laden Sie Fava neu und prüfen Sie, ob die Dokumentverknüpfung funktioniert.

Wenn ein Beleg fehlt¶

Wenn ein Beleg fehlt, ergänzen Sie einen Kommentar bei der Buchung:

; Beleg fehlt. Verantwortliche Person fragen.

Geben Sie nicht vor, dass ein Dokument vorhanden ist, wenn es nicht verfügbar ist.

Verträge und Honorarunterlagen¶

Verträge und Honorarrechnungen sollten in der Nähe des zugehörigen Projekt- oder Buchhaltungsordners gespeichert und eindeutig referenziert werden. Bei einer Projektprüfung ist nicht nur wichtig, dass die Buchung existiert, sondern auch, dass der Nachweis für die Ausgabe schnell gefunden werden kann.