09 - Recibos y Documentos¶

Los recibos, facturas, contratos y otros documentos de respaldo hacen que las transacciones sean auditables. El libro mayor debe permitir encontrar el documento detrás de un gasto.

Dónde se almacenan los documentos¶

Tohuwabohu tiene actualmente una carpeta de recibos clara:

1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/Buchhaltung-Tohuwabohu/2023/Belege Ausgaben

Los recibos que ya se han introducido en el libro mayor se encuentran a menudo en:

1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/Buchhaltung-Tohuwabohu/2023/Belege Ausgaben/Eingetragen

NICA utiliza archivos de soporte en su carpeta de contabilidad y carpetas de proyectos. Si más adelante se introduce una carpeta de recibos coherente para NICA, documéntelo aquí y utilícela de forma consistente.

Entradas de document¶

Una entrada de document vincula un archivo a una cuenta y fecha:

2025-10-02 document Ausgaben:Projekt:TOHUCON-25:Essen "Belege Ausgaben/Quittung-Tohu25-001.pdf"

La ruta del archivo es relativa a la carpeta que contiene el archivo del libro mayor.

Enlaces de documentos con etiquetas¶

Algunas entradas antiguas incluyen etiquetas de documentos como:

2023-01-05 document Ausgaben:Buero:Sonstiges "Belege Ausgaben/Eingetragen/2023_001.jpg" ^2023_001

La parte ^2023_001 es un enlace de Beancount. Puede conectar un recibo a la transacción relacionada si se utiliza el mismo enlace allí.

Significado de scanned¶

Los comentarios en los libros mayores definen la convención para los recibos escaneados. Cuando se utiliza la etiqueta scanned, significa:

• El recibo fue escaneado o digitalizado.
• La imagen se redujo y optimizó, por ejemplo, con TinyPNG.
• El archivo se guardó utilizando un patrón de año y número, por ejemplo, 2023_002.jpg.
• El número se referencia en la entrada del libro mayor relacionada.

Buenos nombres de archivo¶

Los buenos nombres de archivo de recibos son estables y legibles:

2026_001.jpg
2026_002.pdf
Quittung-Tohu25-001.pdf
Invoice406-Schwarze_Risse-marc-bielert.pdf

Evite nombres como scan.jpg, image1.jpg o download.pdf.

Flujo de trabajo para un nuevo recibo¶

1. Guarde el recibo en la carpeta de recibos correcta.
2. Renómbrelo para que pueda ser reconocido más tarde.
3. Introduzca o encuentre la transacción relacionada.
4. Añada una línea de document o metadatos de enlace si es útil.
5. Si el recibo ha sido procesado, muévalo a Eingetragen si esa es la convención de la carpeta.
6. Recargue Fava y compruebe que el enlace del documento funciona.

Cuando falta un recibo¶

Si falta un recibo, añada un comentario cerca de la transacción:

; Receipt missing. Ask responsible person.

No finja que hay un documento si no está disponible.

Contratos y documentos de honorarios¶

Los contratos y las facturas de honorarios deben almacenarse cerca del proyecto relacionado o de la carpeta de contabilidad y referenciarse claramente. Para las auditorías de proyectos, la pregunta importante no es solo que exista la transacción, sino que el documento que prueba el gasto se pueda encontrar rápidamente.