09 - Ricevute e Documenti¶

Ricevute, fatture, contratti e altri documenti di supporto rendono le transazioni verificabili. Il libro mastro dovrebbe permettere di trovare il documento dietro una spesa.

Dove vengono archiviati i documenti¶

Tohuwabohu dispone attualmente di una cartella chiara per le ricevute:

1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/Buchhaltung-Tohuwabohu/2023/Belege Ausgaben

Le ricevute già inserite nel libro mastro si trovano spesso in:

1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/Buchhaltung-Tohuwabohu/2023/Belege Ausgaben/Eingetragen

NICA utilizza file di supporto nella sua cartella di contabilità e nelle cartelle di progetto. Se in futuro verrà introdotta una cartella coerente per le ricevute NICA, documentarla qui e utilizzarla in modo uniforme.

Voci `document`¶

Una voce document collega un file a un conto e a una data:

2025-10-02 document Ausgaben:Projekt:TOHUCON-25:Essen "Belege Ausgaben/Quittung-Tohu25-001.pdf"

Il percorso del file è relativo alla cartella che contiene il file del libro mastro.

Collegamenti ai documenti con tag¶

Alcune voci più vecchie includono tag di documento come:

2023-01-05 document Ausgaben:Buero:Sonstiges "Belege Ausgaben/Eingetragen/2023_001.jpg" ^2023_001

La parte ^2023_001 è un collegamento Beancount. Può collegare una ricevuta alla transazione correlata se lo stesso collegamento viene utilizzato lì.

Significato di `scanned`¶

I commenti nei libri mastri definiscono la convenzione per le ricevute scansionate. Quando viene utilizzato il tag scanned, significa:

La ricevuta è stata scansionata o digitalizzata.
L'immagine è stata ridotta e ottimizzata, ad esempio con TinyPNG.
Il file è stato salvato utilizzando uno schema anno e numero, ad esempio 2023_002.jpg.
Il numero è referenziato nella voce di libro mastro correlata.

Nomi di file corretti¶

Nomi di file di ricevute corretti sono stabili e leggibili:

2026_001.jpg
2026_002.pdf
Quittung-Tohu25-001.pdf
Invoice406-Schwarze_Risse-marc-bielert.pdf

Evitare nomi come scan.jpg, image1.jpg o download.pdf.

Flusso di lavoro per una nuova ricevuta¶

Salvare la ricevuta nella cartella corretta per le ricevute.
Rinominarla in modo che possa essere riconosciuta in seguito.
Inserire o trovare la transazione correlata.
Aggiungere una riga document o collegare metadati se utile.
Se la ricevuta è stata elaborata, spostarla in Eingetragen se questa è la convenzione della cartella.
Ricaricare Fava e verificare che il collegamento al documento funzioni.

Quando manca una ricevuta¶

Se una ricevuta manca, aggiungere un commento vicino alla transazione:

; Receipt missing. Ask responsible person.

Non fingere che esista un documento se non è disponibile.

Contratti e documenti di onorario¶

I contratti e le fatture di onorario dovrebbero essere archiviati vicino al progetto correlato o alla cartella di contabilità e referenziati chiaramente. Per le verifiche di progetto, la domanda importante non è solo che la transazione esista, ma che il documento che prova la spesa possa essere trovato rapidamente.