09 - Potwierdzenia i dokumenty¶

Potwierdzenia, faktury, umowy i inne dokumenty źródłowe sprawiają, że transakcje są możliwe do zweryfikowania. Rejestr powinien umożliwiać odnalezienie dokumentu stojącego za wydatkiem.

Gdzie przechowywane są dokumenty¶

Tohuwabohu ma obecnie przejrzysty folder na potwierdzenia:

1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/Buchhaltung-Tohuwabohu/2023/Belege Ausgaben

Potwierdzenia, które zostały już wprowadzone do rejestru, znajdują się często w:

1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/Buchhaltung-Tohuwabohu/2023/Belege Ausgaben/Eingetragen

NICA używa plików pomocniczych w swoim folderze księgowym i folderach projektowych. Jeśli w przyszłości zostanie wprowadzony spójny folder na potwierdzenia NICA, należy to udokumentować tutaj i stosować konsekwentnie.

Wpisy document¶

Wpis document łączy plik z kontem i datą:

2025-10-02 document Ausgaben:Projekt:TOHUCON-25:Essen "Belege Ausgaben/Quittung-Tohu25-001.pdf"

Ścieżka do pliku jest względna w stosunku do folderu zawierającego plik rejestru.

Powiązania dokumentów z tagami¶

Niektóre starsze wpisy zawierają tagi dokumentów, takie jak:

2023-01-05 document Ausgaben:Buero:Sonstiges "Belege Ausgaben/Eingetragen/2023_001.jpg" ^2023_001

Część ^2023_001 to powiązanie Beancount. Może ono połączyć potwierdzenie z powiązaną transakcją, jeśli użyto tam tego samego powiązania.

Znaczenie scanned¶

Komentarze w rejestrach definiują konwencję dotyczącą zeskanowanych potwierdzeń. Gdy używany jest tag scanned, oznacza to:

• Potwierdzenie zostało zeskanowane lub zdigitalizowane.
• Obraz został zmniejszony i zoptymalizowany, na przykład za pomocą TinyPNG.
• Plik został zapisany zgodnie ze wzorem roku i numeru, na przykład 2023_002.jpg.
• Numer jest odniesieniem w powiązanej pozycji rejestru.

Dobre nazwy plików¶

Dobre nazwy plików potwierdzeń są stabilne i czytelne:

2026_001.jpg
2026_002.pdf
Quittung-Tohu25-001.pdf
Invoice406-Schwarze_Risse-marc-bielert.pdf

Unikaj nazw takich jak scan.jpg, image1.jpg czy download.pdf.

Przepływ pracy dla nowego potwierdzenia¶

1. Zapisz potwierdzenie w odpowiednim folderze potwierdzeń.
2. Zmień jego nazwę, aby można je było rozpoznać później.
3. Wprowadź lub znajdź powiązaną transakcję.
4. Dodaj linię document lub metadane powiązania, jeśli jest to przydatne.
5. Jeśli potwierdzenie zostało przetworzone, przenieś je do Eingetragen, jeśli taka jest konwencja folderu.
6. Przeładuj Fava i sprawdź, czy powiązanie dokumentu działa.

Gdy brakuje potwierdzenia¶

Jeśli potwierdzenie brakuje, dodaj komentarz w pobliżu transakcji:

; Receipt missing. Ask responsible person.

Nie udawaj, że dokument istnieje, jeśli go nie ma.

Umowy i dokumenty honorariów¶

Umowy i faktury honorariów powinny być przechowywane w pobliżu powiązanego projektu lub folderu księgowego i jasno odwoływane. W przypadku audytów projektów ważne jest nie tylko to, czy transakcja istnieje, ale także to, czy dokument potwierdzający wydatek można szybko znaleźć.