09 - Recibos e Documentos¶

Recibos, faturas, contratos e outros documentos de suporte tornam as transações auditáveis. O livro-razão deve permitir encontrar o documento por trás de uma despesa.

Onde os documentos são armazenados¶

O Tohuwabohu tem atualmente uma pasta clara para recibos:

1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/Buchhaltung-Tohuwabohu/2023/Belege Ausgaben

Recibos já inseridos no livro-razão estão frequentemente em:

1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/Buchhaltung-Tohuwabohu/2023/Belege Ausgaben/Eingetragen

O NICA usa arquivos de suporte na sua pasta de contabilidade e nas pastas de projetos. Se uma pasta de recibos consistente para o NICA for introduzida mais tarde, documente-a aqui e use-a de forma consistente.

Entradas `document`¶

Uma entrada document liga um arquivo a uma conta e data:

2025-10-02 document Ausgaben:Projekt:TOHUCON-25:Essen "Belege Ausgaben/Quittung-Tohu25-001.pdf"

O caminho do arquivo é relativo à pasta que contém o arquivo do livro-razão.

Links de documentos com tags¶

Algumas entradas mais antigas incluem tags de documento como:

2023-01-05 document Ausgaben:Buero:Sonstiges "Belege Ausgaben/Eingetragen/2023_001.jpg" ^2023_001

A parte ^2023_001 é um link do Beancount. Ele pode conectar um recibo à transação relacionada se o mesmo link for usado lá.

Significado de `scanned`¶

Comentários nos livros-razão definem a convenção para recibos digitalizados. Quando a tag scanned é usada, significa:

O recibo foi digitalizado ou transformado em formato digital.
A imagem foi reduzida e otimizada, por exemplo, com TinyPNG.
O arquivo foi salvo usando um padrão de ano e número, por exemplo, 2023_002.jpg.
O número é referenciado na entrada do livro-razão relacionada.

Bons nomes de arquivos¶

Bons nomes de arquivos de recibos são estáveis e legíveis:

2026_001.jpg
2026_002.pdf
Quittung-Tohu25-001.pdf
Invoice406-Schwarze_Risse-marc-bielert.pdf

Evite nomes como scan.jpg, image1.jpg ou download.pdf.

Fluxo de trabalho para um novo recibo¶

Salve o recibo na pasta de recibos correta.
Renomeie-o para que possa ser reconhecido mais tarde.
Insira ou encontre a transação relacionada.
Adicione uma linha document ou metadados de link, se for útil.
Se o recibo foi processado, mova-o para Eingetragen, se essa for a convenção da pasta.
Recarregue o Fava e verifique se o link do documento funciona.

Quando um recibo está em falta¶

Se um recibo estiver em falta, adicione um comentário perto da transação:

; Receipt missing. Ask responsible person.

Não finja que existe um documento se ele não estiver disponível.

Contratos e documentos de honorários¶

Contratos e faturas de honorários devem ser armazenados perto do projeto relacionado ou da pasta de contabilidade e referenciados claramente. Para auditorias de projetos, a pergunta importante não é apenas se a transação existe, mas se o documento que comprova a despesa pode ser encontrado rapidamente.