11 - Rotina Regular de Contabilidade¶

Esta página descreve uma rotina prática para manter os livros contábeis atualizados.

Rotina Semanal ou Quinzenal¶

Use esta rotina quando houver movimentos bancários regulares.

1. Abra a instância correta do Fava.
2. Verifique se o Fava exibe erros.
3. Encontre a última verificação de saldo.
4. Exporte os novos dados CSV do Sparkasse.
5. Converta o CSV com csv2bean.py.
6. Cole as novas entradas em Bank Dump.
7. Classifique as entradas nas contas corretas.
8. Anexe ou referencie recibos onde necessário.
9. Adicione uma nova verificação de saldo.
10. Recarregue o Fava e resolva os erros.
11. Revise Ausgaben:Sonstiges (Despesas:Outros) e Einnahmen:Sonstiges (Receitas:Outros) para entradas que deveriam ser mais específicas.

Rotina Mensal¶

No final do mês:

1. Concilie o Sparkasse.
2. Concilie o PayPal, se utilizado.
3. Concilie a caixa de dinheiro, se dinheiro foi utilizado.
4. Verifique os passivos pendentes com pessoas.
5. Verifique os saldos dos projetos ativos.
6. Revise as entradas não classificadas em Sonstiges (Outros).
7. Verifique recibos em falta.
8. Verifique se algum projeto concluído deve ser preparado para encerramento.

Rotina de Relatório de Projetos¶

Antes de preparar um relatório de projeto ou Verwendungsnachweis (comprovação de uso):

1. Abra as páginas da conta do projeto no Fava.
2. Exporte ou revise todas as receitas e despesas do projeto.
3. Confirme se as categorias correspondem às linhas orçamentárias do financiador.
4. Confirme se todos os recibos e documentos de honorários existem.
5. Verifique se reembolsos, cancelamentos e ressarcimentos foram registrados como correções e não como receitas falsas.
6. Confirme se o saldo de ativos do projeto é explicável.
7. Se o projeto estiver concluído, mova o dinheiro restante corretamente e encerre as contas do projeto.

Rotina de Fim de Ano¶

No final do ano:

1. Concilie todas as contas bancárias.
2. Concilie o PayPal.
3. Concilie as caixas de dinheiro.
4. Verifique os passivos.
5. Verifique os saldos pendentes dos projetos.
6. Garanta que todos os recibos estejam armazenados e vinculados ou localizáveis.
7. Revise as categorias de receitas e despesas.
8. Adicione verificações de saldo finais.
9. Prepare relatórios a partir do Fava.
10. Arquive os CSVs exportados e os documentos de suporte.

Verificações de Qualidade¶

Um livro contábil está em bom estado quando:

• O Fava abre sem erros.
• A última verificação de saldo do Sparkasse corresponde ao banco.
• Os saldos do PayPal e de dinheiro são verificados onde relevante.
• Os saldos dos projetos são intencionais e explicáveis.
• Projetos encerrados têm saldo de ativos zero.
• As contas Sonstiges (Outros) não contêm entradas não categorizadas evitáveis.
• Recibos de despesas podem ser encontrados.
• Comentários explicam correções ou suposições incomuns.

Lista de Verificação para Transição para Outra Pessoa¶

Antes de entregar a contabilidade a outra pessoa:

• Mostre a ela o arquivo de contabilidade correto para cada associação.
• Mostre como iniciar o Fava.
• Mostre a ela a última verificação de saldo.
• Mostre como as importações de CSV são organizadas em Bank Dump.
• Mostre onde os recibos são armazenados.
• Mostre um exemplo de projeto, desde a receita do financiamento até o encerramento final.
• Indique a ela esta pasta de documentação.