01 - Systemübersicht¶
Zweck¶
Das Buchhaltungssystem erfasst alle finanziellen Aktivitäten der Vereine auf strukturierte und nachprüfbare Weise. Es ist darauf ausgelegt, übliche Buchführungsfragen zu beantworten:
- Wie viel Geld ist aktuell verfügbar?
- Welche Einnahmen und Ausgaben gehören zum Verein selbst?
- Welche Einnahmen und Ausgaben gehören zu einem bestimmten Projekt?
- Stimmen die Kontostände von Sparkasse, PayPal und Bargeld?
- Welche Belege und Dokumente gehören zu welchen Transaktionen?
- Welche Projekte sind aktiv, in Bearbeitung oder bereits abgeschlossen?
Hauptkomponenten¶
| Komponente | Was sie tut |
|---|---|
| Beancount | Das Format für die Buchhaltungsdaten. Transaktionen werden in Klartextdateien geschrieben. |
| Fava | Die Browser-Oberfläche zur Anzeige und Filterung der Beancount-Daten. |
| Fava Dashboards | Benutzerdefinierte Dashboard-Seiten innerhalb von Fava für den Management-Überblick und Projektansichten. |
| Obsidian | Das Notizsystem, aus dem die Buchhaltung über Schaltflächen geöffnet werden kann. |
| CSV-Import-Skripte | Hilfsskripte, die Sparkassen-CSV-Exporte in Beancount-Einträge umwandeln. |
Wie die Teile zusammenpassen¶
- Bank- oder PayPal-Daten werden als CSV exportiert.
- Die CSV wird in temporäre Beancount-Einträge umgewandelt.
- Die neuen Einträge werden in die richtige Hauptbuchdatei kopiert.
- Der Benutzer prüft, klassifiziert und korrigiert die Einträge.
- Saldenprüfungen bestätigen, dass das Hauptbuch mit dem Bank- oder PayPal-Saldo übereinstimmt.
- Fava zeigt Berichte, Kontoseiten, Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Dashboards an.
Zwei getrennte Vereine¶
| Verein | Hauptbuch | Typischer Kontopräfix |
|---|---|---|
| NICA e.V. | nica.beancount |
Sparkasse-NICA, NICA |
| Tohuwabohu Halle e.V. | 2023.beancount |
Sparkasse-Tohuwabohu, Tohuwabohu |
Es gibt auch eine experimentelle kombinierte Datei: 1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/all.beancount. Die normale tägliche Arbeit sollte im individuellen Hauptbuch des jeweiligen Vereins stattfinden.
Grundlegender Arbeitsablauf¶
- Die richtige Fava-Instanz öffnen.
- Die letzte abgeschlossene Saldenprüfung finden.
- Neue Banktransaktionen von der Sparkasse ab dem letzten geprüften Datum exportieren.
- Die CSV in das Beancount-Format konvertieren.
- Die generierten Einträge zuerst in den Abschnitt
Bank Dumpeinfügen. - Einträge in die richtigen Vereins- oder Projektbereiche verschieben oder klassifizieren.
- Bei Bedarf Belege, Links, Kommentare oder Tags hinzufügen.
- Eine neue Saldenprüfung hinzufügen.
- Fava neu laden und überprüfen, ob keine Fehler vorhanden sind.