01 - Systeemoverzicht¶
Doel¶
Het boekhoudsysteem registreert alle financiële activiteiten van de verenigingen op een gestructureerde, controleerbare manier. Het is ontworpen om gebruikelijke boekhoudkundige vragen te beantwoorden:
- Hoeveel geld is er momenteel beschikbaar?
- Welke inkomsten en uitgaven behoren tot de vereniging zelf?
- Welke inkomsten en uitgaven behoren tot een specifiek project?
- Kloppen de saldi van de Sparkasse, PayPal en contant geld?
- Welke bonnetjes en documenten horen bij welke transacties?
- Welke projecten zijn actief, voltooid of al afgesloten?
Hoofdcomponenten¶
| Component | Wat het doet |
|---|---|
| Beancount | Het dataformaat voor de boekhouding. Transacties worden geschreven in platte tekstbestanden. |
| Fava | De browserinterface voor het bekijken en filteren van de Beancount-gegevens. |
| Fava Dashboards | Aangepaste dashboardpagina's binnen Fava voor een managementoverzicht en projectweergaven. |
| Obsidian | Het notitiesysteem van waaruit de boekhouding via knoppen geopend kan worden. |
| CSV import scripts | Hulp-scripts die Sparkasse CSV-exports converteren naar Beancount-boekingen. |
Hoe de onderdelen samenkomen¶
- Bank- of PayPal-gegevens worden als CSV geëxporteerd.
- De CSV wordt geconverteerd naar tijdelijke Beancount-boekingen.
- De nieuwe boekingen worden in het juiste grootboekbestand gekopieerd.
- De gebruiker controleert, classificeert en corrigeert de boekingen.
- Saldocontroles bevestigen dat het grootboek overeenkomt met het bank- of PayPal-saldo.
- Fava toont rapporten, rekeningspecificaties, winst- en verliesrekeningen, balansen en dashboards.
Twee aparte verenigingen¶
| Vereniging | Grootboek | Typische rekeningprefix |
|---|---|---|
| NICA e.V. | nica.beancount |
Sparkasse-NICA, NICA |
| Tohuwabohu Halle e.V. | 2023.beancount |
Sparkasse-Tohuwabohu, Tohuwabohu |
Er is ook een experimenteel gecombineerd bestand: 1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/all.beancount. Normaal dagelijks werk moet plaatsvinden in het individuele grootboek van de betreffende vereniging.
Basisworkflow¶
- Open de juiste Fava-instantie.
- Zoek de laatst voltooide saldocontrole.
- Exporteer nieuwe banktransacties van Sparkasse vanaf de laatst gecontroleerde datum.
- Converteer de CSV naar Beancount-formaat.
- Plak de gegenereerde boekingen eerst in de sectie
Bank Dump. - Verplaats of classificeer boekingen naar de juiste verenigings- of projectsecties.
- Voeg indien nodig bonnetjes, links, opmerkingen of tags toe.
- Voeg een nieuwe saldocontrole toe.
- Laad Fava opnieuw en controleer of er geen fouten zijn.