01 - Přehled systému¶
Účel¶
Účetní systém zaznamenává veškerou finanční činnost spolků strukturovaným a kontrolovatelným způsobem. Je navržen tak, aby odpovídal na běžné účetní otázky:
- Kolik peněz je aktuálně k dispozici?
- Které příjmy a výdaje patří samotnému spolku?
- Které příjmy a výdaje patří konkrétnímu projektu?
- Jsou zůstatky na účtech Sparkasse, PayPal a v hotovosti správné?
- Které účtenky a dokumenty patří ke kterým transakcím?
- Které projekty jsou aktivní, dokončené nebo již uzavřené?
Hlavní komponenty¶
| Komponenta | Co dělá |
|---|---|
| Beancount | Formát účetních dat. Transakce jsou zapisovány v prostých textových souborech. |
| Fava | Rozhraní prohlížeče pro prohlížení a filtrování dat Beancount. |
| Fava Dashboards | Vlastní stránky s přehledy uvnitř Favě pro manažerský přehled a pohledy na projekty. |
| Obsidian | Systém poznámek, ze kterého lze otevřít účetnictví pomocí tlačítek. |
| Skripty pro import CSV | Pomocné skripty, které převádějí CSV exporty ze Sparkasse do záznamů Beancount. |
Jak části do sebe zapadají¶
- Bankovní nebo PayPal data jsou exportována jako CSV.
- CSV je převedeno na dočasné záznamy Beancount.
- Nové záznamy jsou zkopírovány do správného účetního souboru.
- Uživatel kontroluje, klasifikuje a opravuje záznamy.
- Kontroly zůstatků potvrzují, že účetní kniha odpovídá zůstatku v bance nebo na PayPalu.
- Fava zobrazuje přehledy, stránky účtů, výkazy zisků a ztrát, rozvahy a přehledy.
Dva samostatné spolky¶
| Spolek | Účetní kniha | Typický prefix účtu |
|---|---|---|
| NICA e.V. | nica.beancount |
Sparkasse-NICA, NICA |
| Tohuwabohu Halle e.V. | 2023.beancount |
Sparkasse-Tohuwabohu, Tohuwabohu |
Existuje také experimentální kombinovaný soubor: 1. Vereinsverwaltung/Buchhaltung/all.beancount. Běžná denní práce by měla probíhat v individuální účetní knize příslušného spolku.
Základní pracovní postup¶
- Otevřete správnou instanci Favě.
- Najděte poslední dokončenou kontrolu zůstatku.
- Exportujte nové bankovní transakce ze Sparkasse počínaje posledním zkontrolovaným datem.
- Převeďte CSV do formátu Beancount.
- Vložte vygenerované záznamy nejprve do sekce
Bank Dump. - Přesuňte nebo klasifikujte záznamy do správných sekcí spolku nebo projektu.
- V případě potřeby přidejte účtenky, odkazy, komentáře nebo štítky.
- Přidejte novou kontrolu zůstatku.
- Znovu načtěte Favě a ověřte, že nejsou žádné chyby.